Proyecto Digitalización Gestión de Gastos
Este proyecto se ha desarrollado con el objetivo de modernizar y optimizar la gestión de gastos corporativos mediante la implantación de una solución digital end-to-end plenamente integrada con nuestro ERP. La iniciativa, apoyada a través del programa de subvenciones correspondiente, nos ha permitido transformar un proceso tradicionalmente manual en un flujo automatizado, trazable y altamente eficiente.
La solución implantada —basada en Tickelia, plataforma líder en gestión de notas de gasto— proporciona un control centralizado de pagos, reportes, aprobaciones, liquidaciones y recuperación de IVA, garantizando una gestión más ágil, segura y alineada con las mejores prácticas del mercado.
Este proyecto supone un paso decisivo en la estandarización del proceso interno de gestión de gastos, mejorando la calidad de los datos, reduciendo tiempos administrativos y fortaleciendo la capacidad financiera de la organización.
Resumen ejecutivo del proyecto:
La organización requería una solución que eliminara tareas manuales, redujera la dispersión de información y asegurara una gestión de gastos eficiente y conforme a la política interna. La ausencia de automatización generaba ineficiencias en el control de pagos, la conciliación, la justificación documental y la integración con el ERP.
Acciones realizadas:
- Implantación de una plataforma digital de gestión de gastos con funcionalidades como captura automática de tickets mediante OCR, reportes desde smartphone, conciliación de tarjetas corporativas, flujos de aprobación multinivel y liquidación automática en el ERP.
- Integración con medios de pago inteligentes que permiten control en tiempo real, notificaciones instantáneas y bloqueo automático ante incidencias.
- Digitalización completa del flujo, desde el pago hasta la recuperación del IVA, incluida la automatización del proceso de contabilización y el uso de analítica para la toma de decisiones.
- Eliminación del uso de papel y establecimiento de trazabilidad completa en cada etapa del proceso.
Impacto esperado
- Reducción significativa del tiempo administrativo destinado al reporte, aprobación y gestión de gastos.
- Mayor control financiero gracias a la integración automática con el ERP, la conciliación avanzada y la analítica detallada.
- Incremento del cumplimiento de la política interna de gastos mediante alertas automáticas y detección de duplicidades y fraude.
- Obtención de un ROI positivo mediante la recuperación de IVA y la optimización del proceso económico-financiero.
- Mejora de la experiencia de las personas usuarias gracias a un proceso más intuitivo, móvil y libre de tareas repetitivas
